Datenschutzhinweis „Online-Konferenzen“
(1) Hinweise zur Nutzung
Beim Zutritt zu unserem Meetingraum bitten wir Sie, einen frei gewählten Teilnehmernamen und gegebenenfalls ein von uns vergebenes Passwort einzugeben. Mikrofon und Kamera sind beim Zutritt ausgeschaltet und können von Ihnen eingestellt werden.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzinformation Sie lediglich über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Caritasverband Konstanz e.V. informiert.
(2) Zweck der Verarbeitung
Ihre Daten werden von uns zu dem Zweck verarbeitet, Audio- oder Videokonferenzen, Online-Meetings und/oder Webseminaren mit Ihnen durchzuführen und Ihnen hierfür einen Einladungslink per E-Mail zuzusenden. Gesprächs- und Videodaten werden von uns ohne Ihre vorherige Einwilligung weder aufgezeichnet noch an Dritte übermittelt.
Für das Online-Meeting verwenden wir das Tool "Microsoft Teams", um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: "Online-Meetings"). "Microsoft Teams" ist ein Service der Microsoft Corporation. Soweit Sie die Internetseite von Microsoft-Teams aufrufen, ist dieser Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Weitere Information finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement (Stand: Juni 2026).
Sofern Sie die Telefon- oder Videokonferenz nicht über Teams führen möchten, können wir Ihnen ein Telefonat anbieten.
(3) Umfang und Art der Datenverarbeitung
Datenkategorien: Nutzerdaten (Benutzername, Anzeigename, ggf. Profilbild), Kommunikationsdaten (E-Mail-Adresse), Meeting-Daten (Meeting-ID, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen, Zeitzone, Ort, Meeting-Bezeichnung, ggf. Passwort vom Veranstalter, Datum, Uhrzeit, Dauer, Meeting-Aktivitäten wie die Teilnahme und das Verlassen des Meetings, Aufzeichnungen), Chat-, Audio-, Videodaten (Zugriff auf Mikrofon und Videokamera, Chat-Eingaben, Loop-Komponenten, bereitgestellte Dateien durch die Nutzung der Upload-Funktion, durch Screensharing-Funktion freigegebene Inhalte und erzeugte Texte und Grafiken durch Nutzung des Whiteboards).
Ohne die Bereitstellung und Verarbeitung dieser Daten ist eine Durchführung der geplanten Videokonferenz mit Ihnen nicht möglich.
Um die Anzeige von Videos und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können diese Verarbeitung jederzeit durch Abschaltung bzw. Stummschaltung der Kamera bzw. des Mikrofons verhindern oder beenden.
(4) Aufzeichnungen
Wenn wir Online-Meetings teilweise oder vollständig aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und hierfür um Ihre Einwilligung bitten. In der Teams Anwendung werden Sie eine Aufzeichnung grafisch angezeigt bekommen. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, können die Chatinhalte protokolliert werden. Im Falle von Webseminaren werden gegebenenfalls und soweit im Kontext des Webseminars sinnvoll oder erforderlich für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung auch die gestellten Fragen von Seminar-Teilnehmenden verarbeitet. Wenn Sie bei Teams als Benutzer registriert sind und Sie sich mit dieser Registrierung für das online-Meeting angemeldet haben, dann können Berichte über Online-Meetings (z.B. Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webseminaren, Umfragefunktion in Seminaren) bis zu 60 Tage in der Teams-Anwendung gespeichert werden.
(5) Empfänger / Weitergabe von Daten
Ihre personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an einem Online-Meeting verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht ausdrücklich oder erkennbar zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings, vergleichbar mit persönlichen Besprechungstreffen, jedoch häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kollegen*innen, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und / oder an diese Weiterzugeben.
Für die Erbringung der Vertragsleistung werden diejenigen Daten an Microsoft übertragen, welche zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind. Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18 P521.
Die Datenschutzbestimmungen und weitere Informationen finden Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement (Stand: Juni 2026).
(6) Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Wird das Online-Meeting im Rahmen von Vertragsbeziehungen mit Ihnen durchgeführt, ist § 6 Abs. 1 lit. c KDG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.
Wenn Sie ein einem Beschäftigungsverhältnis mit dem Caritasverband Konstanz e.V. stehen, ist § 53 Abs.1 KDG Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.
Sollten Sie nicht in einem Beschäftigungsverhältnis oder einer vertraglichen Beziehung stehen, ist § 6 Abs. 1 lit. f KDG die Rechtsgrundlage. Unser berechtigtes Interesse besteht in diesem Fall in der der effektiven Durchführung von Online-Meetings und der Kommunikation mit Ihnen.
Falls wir Sie um Einwilligung zur Aufzeichnung des Online-Meetings bitten, erfolgt diese Datenverarbeitung auf Rechtsgrundalge des § 6 Abs. 1 lit. b KDG. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. § 24 KDG findet nicht statt.
(7) Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an "Online-Meeting" in einem Drittland aufhalten. Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
Bei der Nutzung von Microsoft Teams kann es vorkommen, dass Microsoft Ihre Daten an einen Server des Mutterkonzerns in die USA übermittelt und dort verarbeitet.
Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes erfolgt dabei unter Einhaltung der Bestimmungen zur Übermittlung personenbezogener Daten an und in Drittländer gem. §§ 39, 40 Abs. 1 KDG auf der Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, vorliegend dem EU-U.S. Data Privacy Framework (https://www.dataprivacyframework.gov/list). Sofern Sie nähere Informationen zu der Region wissen möchten, folgen Sie bitte den Anweisungen unter: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/privacy/location-of-data-in-teams
(8) Löschung von Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung der genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und soweit rechtliche Verpflichtungen der Löschung nicht entgegenstehen. In diesen Fällen werden wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken und diese nach Entfallen der rechtlichen Verpflichtung sowie nach Ablauf etwaiger daraus resultierender Anspruchsfristen löschen.
(9) Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher im Sinne des § 4 Nr. 9 KDG für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Online-Meetings ist der Caritasverband Konstanz e.V. Sie erreichen uns postalisch über die Uhlandstraße 15 in 78464 Konstanz, telefonisch unter der Rufnummer 0049 7531 1200-0 und elektronisch über die E-Mail-Adresse post@caritas-kn.de. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der Adresse des Verantwortlichen c/o Datenschutzbeauftragter oder unter der E-Mail-Adresse dsb@reichert-reichert.de. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gilt das KDG (Gesetz über den kirchlichen Datenschutz).
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von "Microsoft Teams" aufrufen, ist der Anbieter von "Microsoft Teams" für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von "Microsoft Teams" jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von "Microsoft Teams" herunterzuladen. Wenn Sie die "Microsoft Teams"-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie "Microsoft Teams" auch über Ihren Browser nutzten. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von "Microsoft Teams" erbracht.
(10) Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben uns gegenüber unter den gesetzlichen Bedingungen und im gesetzlichen Umfang ein Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden Daten (§ 17 KDG) sowie auf Berichtigung (§ 18 KDG) oder Löschung (§ 19 KDG) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (§ 20) sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit (§ 22 KDG). Sofern die Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie jederzeit das Recht, diese Einwilligung zu widerrufen (§ 8 Abs. 6 KDG). Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit, der bis dahin, erfolgten Verarbeitung, nicht berührt. Werden Ihre Daten auf Grundlage des § 6 Abs. 1 lit. f KDG verarbeitet, steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen (§ 23 KDG). Wir verarbeiten die entsprechende Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen hierfür nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe vor die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder der Ausübung oder Verteidigung von Rech-ten. Unbeschadet eines anderweitigen Rechtsbehelfs haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der Datenschutz-aufsicht, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen Vorschriften des KDG verstößt (§ 48 KDG). Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden. Für die Erz-Diözese Freiburg ist die Datenschutzaufsicht das Katholische Datenschutzzentrum Frankfurt/M. KdöR, Roßmarkt 23, 60311 Frankfurt.
(11) Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen.